Exprimiendo Gmail (Parte II): Búsquedas y filtros

• Exprimiendo Gmail (Parte I): Labs
• Exprimiendo Gmail (Parte II): Búsquedas y filtros
• Exprimiendo Gmail (Parte III): Búsqueda avanzada

Google hace muchas cosas, la mayoría de ellas las hace más que bien, pero si es especialista en algo es en búsquedas. Actualmente es el proveedor de búsquedas número uno en el mundo, y todos sus demás servicios “beben” de esa gran capacidad para implementar potentes opciones de búsqueda que facilitan aún más el uso de todos ellos.

Gmail, como uno de los servicios estrella de Google no podía ser menos y nos ofrece unas capacidades de búsqueda y filtrado de correos realmente impresionantes.

Búsqueda

En la parte superior de nuestra bandeja de entrada tenemos el recuadro de búsqueda, que si bien todo el mundo que utiliza este servicio lo habrá visto e incluso utilizado en más de una ocasión tiene un potencial increíble oculto en su aparente sencillez. Hay que decir que la funcionalidad básica de la caja de búsquedas funciona terriblemente bien, con una gran velocidad, una interesantísima predicción y unos muy buenos resultados.

Si queremos buscar correos de una persona determinada por defecto podemos escribir “Pablo” (si lo tenemos en nuestra lista de contactos) o incluso pablo@example.com, pero esto no nos arrojará realmente lo que buscamos, ya que los resultados mostrados serán los de todos los correos que contengan “Pablo” o pablo@example.com (en cualquier parte del correo) y que no estén en la bandeja de Spam o en la Papelera. A partir de aquí tendremos que seleccionar nosotros “manualmente” entre todos esos correos lo que buscamos. ¿Es eso óptimo? Ya te digo yo que no, la informática está para facilitarnos las cosas, si alguien tiene que procesar esos correos es el ordenador, no nosotros. ¿Y si buscamos entre 2000 correos enviados por un servicio de reporte automático (con lo que la dirección es siempre la misma), con un adjunto en formato .txt y sabemos que en algún sitio del correo aparece la frase: “Server IP: 172.26.0.55”? Manualmente podemos tardar una eternidad.

Búsqueda avanzada

Podemos desplegar una Búsqueda algo más avanzada pulsando la flecha del extremo derecho del cajón de búsqueda que nos ofrecerá una serie de opciones algo más interesantes:

• “Buscar”: Dónde buscar.
• De: De quién.
• Para: Para quién.
• Asunto: Contenido en el asunto.
• Contiene las palabras: Contenido en el cuerpo.
• No contiene: Exclusión de palabras
• Contiene archivos adjuntos: Si contiene o no adjuntos
• Rango de fechas: Un rango

En el ejemplo anteriormente expuesto, con estas opciones ya podemos acotar un poco más la búsqueda:

• De: direcciondelreport@example.com
• Contiene las palabras: Server IP: 172.26.0.55
• Contiene archivos adjuntos: Marcado.

Esto nos rebajará considerablemente el número de resultados ofrecidos y hará que manualmente tengamos que seleccionar entre menos opciones. Si bien no es la opción perfecta (en la parte III lo veremos) nos facilitará bastante la vida.

Filtros

Puede ser interesante que a raíz de una búsqueda generemos una determinada acción con los correos que nos entren en el futuro y los existentes en nuestras carpetas que cumplan los criterios deseados, y aquí es donde entran los filtros. Para los que gestionéis vuestro correo con Outlook estos filtros serían equivalentes a las reglas que usa el programa de Microsoft.

Si después de realizar una búsqueda (o mientras la hacemos) pulsamos en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda »” nos aparecerá el siguiente menú:

Podemos marcar todas las acciones que nos sean útiles como por ejemplo: aplicar una etiqueta, que nos proporcionará aún más orden y control sobre nuestro correo (totalmente compatible con las Smart Label), marcar siempre como importante, que no nos aparezca en la bandeja de Recibidos… Importante también marcar la opción “Aplicar también a las X que coincidan con estos criterios” si queremos que además de que se nos aplique al correo nuevo queremos realizar los cambios a los elementos que se encuentran actualmente en nuestro buzón. Una vez seleccionadas todas las acciones a aplicar pulsamos en “Crear filtro” para poner en marcha nuestro nuevo filtro.

Si combinamos la potencia de las Smart Label con la de los filtros conseguiremos crear un buzón totalmente adaptado a nuestras necesidades y que nos permitirá una cómoda lectura y gestión de nuestros correos.