Exprimiendo Gmail (Parte III): Búsqueda avanzada

Exprimiendo Gmail (Parte I): Labs
Exprimiendo Gmail (Parte II): Búsquedas y filtros
Exprimiendo Gmail (Parte III): Búsqueda avanzada

Supón que tienes una bonita secretaria que te lleva la correspondencia, la clasifica y la almacena por ti, que delegas todo el control de esta en ella. Un buen día, la llamas desde tu despacho y le pides una notificación que te llegó sobre el mes de julio, de un organismo oficial, una citación judicial… Intentarás darle el máximo número de parámetros para conseguir que la búsqueda de sus frutos.

Logo Gmail

Conocer los parámetros de búsqueda que nuestras aplicaciones nos permiten utilizar (en este caso Gmail) hará que tengamos una buena comunicación con estas y mejorarán nuestra productividad hasta límites insospechados.
Vamos a hacer que trabaje nuestro ordenador y no nosotros!

Campos donde buscar

Un correo electrónico dispone de muchos campos donde por una razón u otra puede sernos interesante realizar una búsqueda. Conocerlos nos ayudará a reducir una barbaridad esos resultados de búsqueda inmensos que nos pueden aparecer al, por ejemplo, introducir una dirección de correo directamente en la caja de búsquedas.
Disponemos de estos campos con los que “jugar”:

  • from: Remitente del correo
  • to: Destinatario del correo
  • subject: Asunto
  • label: Etiqueta
  • list: Lista de distribución
  • filename:Nombre o extensión del adjunto.
    • filename:example.txt buscará el archivo concreto “example.txt”
    • filename:txt buscará todos los archivos con esta extensión.
  • cc: Dirección en el campo “Con Copia”
  • bcc: Dirección en el campo “Con Copia Oculta”

Condiciones

Las condiciones empiezan a ponernos las cosas más interesantes. Gracias a ellas podremos acotar nuestras búsquedas e ir más allá de si aparece “X” cadena de texto en “Y” campo, sino que nos permitirá decidir si queremos buscar este correo en un determinado contenedor, si queremos buscar solo en un marco de tiempo determinado y mucho más:

  • in: Nos permite buscar en un determinado contenedor.
    • Inbox: Recibidos.
    • Sent: Enviados.
    • Drafts: Borradores.
    • Trash: Papelera.
    • Spam: Spam.
    • Anywhere: En cualquier sitio. (por defecto las búsquedas no incluyen las carpetas Trash y Spam)
  • has: Permite buscar si contienen una estrella determinada.
  • after & before: Buscar correos después de una fecha, antes de una fecha y entre una fecha y otra.
  • is: Para buscar mensajes destacados (starred), no leídos (unread), leídos (read) o prioritarios (important)

Operadores

Cuando desataremos toda la potencia del buscador será cuando empecemos a usar operadores. Con los operadores podremos hacer que se cumpla más de una de las opciones anteriores, o una sola de ellas, o literalmente una cadena de texto o excluir una palabra dentro de una búsqueda:

  • OR: permite encontrar correos que cumplen un requisito “A” u otro “B”.
  • AND: permite encontrar correos que cumplen un requisito “A” y otro “B”.
  • “” (comillas): buscar literalmente una cadena de texto.
  • – (guión): excluir una palabra dentro de un resultado.
  • (): agrupación de terminos.

Puesta en práctica

En el anterior capítulo se proponía un ejemplo de búsqueda que podemos rescatar para ver cómo resolveríamos con la búsqueda avanzada:

¿Y si buscamos entre 2000 correos enviados por un servicio de reporte automático (con lo que la dirección es siempre la misma), con un adjunto en formato .txt y sabemos que en algún sitio del correo aparece la frase: “Server IP: 172.26.0.55”?

Lo podemos resolver así:

from:direcciondelreport@example.com filename:txt “Server IP: 172.26.0.55″ in:anywhere

Si además de esto queremos acotar la búsqueda a enero de 2012:

from:direcciondelreport@example.com filename:txt “Server IP: 172.26.0.55” in:anywhere after:2012/1/1 before:2012/1/31

Y si los reports mensuales se mandan en formato .pdf y los diarios en .txt y no sabemos si el contenido que nos interesa está en uno u otro?

from:direcciondelreport@example.com filename:(txt OR pdf) “Server IP: 172.26.0.55” in:anywhere after:2012/1/1 before:2012/1/31

Y así podríamos ir acotando y acotando hasta el infinito con la combinación de distintos parámetros de búsqueda.

Os dejo un pequeño ejemplo de la implementación de estas búsquedas avanzadas que yo personalmente uso.

“Mailnotas”: He decidido llamarle así a ese momento de apuro en el que lo primero que tienes para tomar nota es un correo electrónico y te autoenvías cierta información, ya sea desde el trabajo o desde cualquier otra cuenta propia. Para realizar la búsqueda y posterior filtro podemos usar:

from:(tucorreo1 OR tucorreo2 OR tucorreo3 OR tucorreo4) to:me

Una variación de esta situación puede ser que no dispongamos de nuestra cuenta de correo con lo cual el anterior filtro no va a servir de nada. Aquí podemos usar dos técnicas:

  • Implementar un hashtag: al más puro estilo Twitter. En el asunto del correo que nos enviamos desde una cuenta ajena podemos añadir #mailnotas y crear el siguiente filtro:

from:(tucorreo1 OR tucorreo2 OR tucorreo3 OR tucorreo4) to:me OR subject:#mailnotas

  • Variaciones de correo: Podemos enviarnos los correos por ejemplo a correo+mailnotas@gmail.com (siendo el original correo@gmail.com). Por lo tanto el filtro sería este:

from:(tucorreo1 OR tucorreo2 OR tucorreo3 OR tucorreo4) to:me OR subject:#mailnotas OR to:correo+mailnotas@gmail.com

Para conocer más acerca de la búsqueda avanzada en Gmail podéis dirigiros a su página de soporte donde encontraréis una tabla con todas las opciones explicadas anteriormente y alguna más.

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